Doręczenia elektroniczne mają służyć usprawnieniu procesu doręczeń pomiędzy organami administracji publicznej, sądami a podmiotami niepublicznymi. Jednocześnie, z uwagi na zapewnienie obsługi przez profesjonalnych dostawców, mają być niezawodne i bezpieczne.
Doręczenie elektroniczne może być powiązane z:
- publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez tzw. operatora wyznaczonego (obecnie jest to Poczta Polska S.A) i służącą do realizacji e-doręczeń pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi i osobami fizycznymi;
- kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez prywatnych dostawców usług zaufania i służącą przesyłaniu elektronicznych listów poleconych pomiędzy podmiotami niepublicznymi i osobami fizycznymi;
- usługą hybrydową, która stanowi stadium pośrednie pomiędzy komunikacją elektroniczną a papierową, ponieważ służy realizacji doręczeń przesyłek, które po stronie nadawcy, będącym podmiotem publicznym, mają postać elektroniczną, a po stronie adresata – postać papierową. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne będą miały możliwość przekazywania korespondencji do odbiorców, którzy nie maja adresu do doręczeń elektronicznych. Po wysyłce dokumentu przez urząd zostaną one wydrukowane i doręczone przez operatora wyznaczonego.
Na potrzeby doręczenia elektronicznego utworzona została baza adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. Podmiot publiczny powinien dokonywać doręczeń elektronicznych na adres ujawniony w BAE.
E-doręczenia mają zastąpić ePUAP oraz klasyczne listy, w tym listy polecone.
Skutek otrzymania elektronicznej wiadomości będzie zrównany ze skutkiem otrzymania pocztowej przesyłki rejestrowanej.
Obowiązkowym system e-Doręczeń mają być objęte podmioty publiczne oraz osoby wykonujące wolne zawody (adwokaci, radcowie prawni, notariusze) i wszyscy przedsiębiorcy (zarówno ci funkcjonujący na podstawie wpisu do CEIDG jak i prowadzący działalność w formie spółki).
Harmonogram wprowadzenia obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych zakłada, że:
- podmioty niepubliczne zobowiązane są do wprowadzenia Systemu w terminach do:
- 1 października 2024 roku – osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza, oraz podmioty niepubliczne rejestrujące się w KRS;
- 1 stycznia 2025 roku – podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 roku, podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEiDG;
- 1 lipca 2025 roku – podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 roku – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 roku;
- 1 października 2026 roku – podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 roku
- podmioty publiczne zobowiązane są do wprowadzenia Systemu w terminach do:
- 1 października 2024 roku – organy administracji rządowej i jednostki budżetowe obsługujące te organy, inne organy władzypublicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, ZUS i zarządzane przez niego fundusze oraz KRUS i fundusze zarządzane przez prezesa KRUS, NFZ, agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, PAN i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
- 1 stycznia 2025 roku – inne podmioty publiczne;
- 1 października 2029 roku – jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
